Esse projeto foi criado com o objetivo de informatizar os dados dos trabalhadores e simplificar o envio deles por parte das empresas.

Sua instituição oficial ocorreu pelo Decreto 8.373/2014.

Esse é um processo de transformação digital. Seu propósito maior foi combater a sonegação fiscal e a economia subterrânea, que gerou uma movimentação de 16,3% do Produto Interno Bruto (PIB) em 2016, conforme o Jornal Contábil.

Junto a esses intuitos, o novo ambiente também reduz a burocracia, aumenta a segurança e a autonomia do tratamento e do uso dos dados organizacionais.

Por isso, mesmo que em um primeiro momento pareça um obstáculo, o novo sistema tende a se tornar uma facilidade para as empresas em médio ou longo prazo, desde que elas se preparem para esse cenário.

• GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;

• CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados CLT;

• RAIS - Relação Anual de Informações Sociais;

• LRE - Livro de Registro de Empregados;

• CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho;

• CD - Comunicação de Dispensa;

• CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social;

• PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;

• DIRF - Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;

• DCTF - Declaração de Débitos e Créditos tributários Federais;

• QHT - Quadro de Horário de Trabalho;

• MANAD - Manual Normativo de Arquivos Digitais;

• Folha de Pagamento;

• GRF - Guia de Recolhimento de FGTS;

• GPS - Guia de Previdência Social.

Perceba que esse processo é similar ao do Simples Nacional, que também unifica o recolhimento dos tributos. A diferença é que, nesse caso, as obrigações são inseridas no sistema.

Portanto, se antes eram verificadas separadamente e as empresas podiam, inclusive, encaminhar de modo off-line, agora todo o processo ocorre em um ambiente único.

Outra vantagem proporcionada por essa plataforma é que, antes, os dados eram enviados até mesmo de forma duplicada.

Por exemplo: uma mesma informação era encaminhada para o INSS e para o MTE, com prazos diferentes. Agora, isso deixa de acontecer.

Para saber melhor quais são as diferenças, confira as principais, a seguir.

Aumento do total de dados solicitados

As obrigações acessórias permanecem as mesmas, mas o novo programa do governo federal é mais completo que as opções disponíveis até então.

Com isso, há mais de 2 mil campos e 45 arquivos para preenchimento necessário. Entre as opções, estão:

• Dados sobre dependentes;

• Dados sobre estagiários;

• Informações pessoais;

• Declarações de condições do ambiente de trabalho e sobre a saúde do empregado.

Unificação dos envios

A empresa entrega todas as obrigações por meio da plataforma digital e está isenta de fazer encaminhamentos desnecessários, referentes a RAIS, GFIP ou Caged, por exemplo.

As alterações exigidas pelo eSocial requerem uma preparação interna por parte das empresas.

É preciso estudar as rotinas, conhecer as características do negócio e ter certeza de que essa plataforma modificará a cultura organizacional.

Porém, o melhor é deixar o receio de lado e estar pronto para usar a nova plataforma. Para isso, basta seguir as dicas que apresentamos abaixo.

Faça a adequação do sistema eletrônico

As informações solicitadas no ambiente virtual são, em boa parte, registradas eletronicamente pelas empresas, já que a maioria delas consta na folha de pagamento e um sistema eletrônico automatiza o trabalho.

O problema é que essas soluções tendem a ser simples e nem sempre “conversam” com o eSocial.

Para evitar esse problema, é preciso ter um sistema pronto (ERP) e capaz de gerar os arquivos requeridos. Assim, você terá acesso às atualizações da plataforma diretamente nessa solução.

É importante destacar ainda que o ambiente virtual do governo federal não requer o uso de uma ferramenta específica.

Por isso, você pode utilizar diferentes programas, desde que eles consigam integrar os dados e os ajustes à plataforma do governo.

Porém, ainda assim é melhor que sejam de apenas um fornecedor, para facilitar o processo.

Atualize os dados dos colaboradores

Uma situação que ocorria frequentemente nas empresas era a divergência de registros empregatícios e números de identificação fiscal, como o CPF e o Número de Identificação Social (NIS), que é composto por Programa de Integração Social (PIS), Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep) e Número de Identificação do Trabalhador (NIT).

Como os dados eram enviados para diferentes sistemas e nem sempre as empresas cumpriam todas as etapas, um mesmo colaborador podia ter mais de um PIS ou ficar sem a baixa de um emprego do qual sofreu demissão, por exemplo.

Com o novo sistema eletrônico, isso não é mais permitido.

As informações incorretas são eliminadas, porque todos os dados são encaminhados para um só ambiente. Além disso, haverá uma necessidade de detalhamento maior.

Por isso, o indicado é solicitar aos trabalhadores que mantenham a base atualizada.

Tenha em mente que, quando houver alguma divergência, será preciso entrar em contato com o órgão específico para fazer a regularização.

Em algumas situações, a própria empresa pode executar essa atividade, mas em outras será necessário que o empregado tome a atitude.

Lembre-se ainda de que essa análise deve ser feita para todos os colaboradores, inclusive estagiários, autônomos, empregados e contribuintes que constem na base de dados da organização.

Se você preferir, pode realizar também para os inativos, já que pode ser necessária alguma retificação ou complementação.

Revise os dados

As informações de cálculo trabalhista e previdenciário também devem ser revisadas.

Essa orientação é feita porque o ambiente eletrônico exigirá um detalhamento maior na contagem e, com isso, você pode descobrir que o valor dos impostos recolhido atualmente está defasado.

Essa medida também exige uma revisão das práticas adotadas, a fim de garantir que elas estejam condizentes com a legislação em vigor. Outros aspectos que devem ser verificados nessa análise são:

• Cadastros - Os registros dos empregados devem ser complementados, porque o sistema do governo federal apresenta novos campos. Isso também vale para dependentes, tomadores, empregadores, estagiários e autônomos;

• Tabelas - As rubricas, as tabelas de cargos, os processos e os horários devem ser exportados para identificar a apuração dos tributos e as possíveis modificações necessárias.

A atenção deve recair principalmente em:

1. Duplicidade de registros;

2. Rubricas, que precisam estar presentes sob o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), INSS, Descanso Semanal Remunerado (DSR), 13º salário e férias;

3. Horários de trabalho, com escala completa e total correto das horas realizadas semanalmente;

4. Cargos, com descrição completa da função e vínculo à Classificação Brasileira de Ocupações (CBO);

5. Processos, com o lançamento e a validação em caso de isenção para o negócio.

• Contratos - As cláusulas especificadas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) devem embasar os contratos de trabalho, de estágio e de desligamento.

Esses documentos devem ser revisados, assim como os modelos de aviso prévio e os itens que possibilitam rescisão antecipada em caso de experiência.

• Atividades - As atividades insalubres, periculosas ou executadas durante a noite devem estar corretamente enquadradas e válidas para os colaboradores.

A empresa também deve ter feito a análise de riscos e conter os laudos técnicos do ambiente de trabalho.

Os aspectos que já citamos devem ser observados com cuidado. Porém, ainda existem outros pontos de atenção para as empresas. A seguir, listamos os mais importantes. Confira!

Não conformidades

As empresas nem sempre atendem totalmente à legislação trabalhista e previdenciária.

Essa situação ocorre por diferentes motivos, mas uma das principais justificativas é a complexidade das leis ou o desconhecimento do profissional.

Essa questão é bastante importante. Afinal, 22% das empresas têm problemas referentes ao cadastro dos empregados, conforme dados do Diário do Comércio.

A regularização precisa ser realizada por meio do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Junto a um certificado digital, você consegue retificar os dados incorretos.

Nesse quesito, os principais pontos de atenção são:

• cadastros incompletos de empregados e dependentes;

• admissão e rescisão retroativas;

• alterações contratuais retroativas;

• férias em dobro não pagas;

• ausência de pagamento do DSR;

• entrega do CAT fora do prazo;

• horas extras fixas delimitadas em acordo e com pagamento mensal;

• eventos ou verbas com incidência incorreta;

• notificações de Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);

• descontos indevidos e/ou sem autorização prévia na folha de pagamento;

• férias particionadas com pagamento em períodos diferentes;

• CBO com incompatibilidade de grau de instrução;

• férias somente no papel;

• controle de estágios;

• fechamentos retroativos;

• alocação de mão de obra baseada somente em notas fiscais;

• laudos ambientais desatualizados;

• adiantamento e pagamento extrafolha;

• critérios de privilégios;

• ajuda de custo de natureza salarial;

• atestados não lançados como afastamento;

• isenções tributárias;

• pagamento de médias;

• atestados retroativos;

• trabalhadores sem vínculo ou terceirizados;

• pagamentos fora do prazo.

Contratos de estágio

A Lei do Estágio especifica que um supervisor com experiência profissional ou da mesma área de formação do curso do estagiário deve acompanhar o trabalho do contratado.

O empregado enquadrado nessa categoria também deve participar dos programas de segurança e saúde do trabalho.

Nos casos de nível superior, o supervisor deve ser do mesmo curso e é necessário apontar o nome e o CPF desse profissional.

Caso essa etapa seja ignorada, a empresa pode ser autuada e ter uma reclamatória trabalhista por reconhecimento de vínculo empregatício.

Para evitar, o ideal é revisar os contratos de estágio. Caso o estagiário cumpra a função de um CLT e não tenha o acompanhamento do chamado agente de integração, é melhor fazer o cancelamento ou ajustar tudo o que for necessário.

Cargos e CBO

A plataforma do eSocial exige o código da CBO logo no cadastro inicial, na tabela de cargos.

O processo não é problemático, mas pode haver dois tipos de incompatibilidade:

• com a nomenclatura do cargo;

• com o nível de instrução indicado na classificação de ocupações.

Para garantir que isso não existe na sua empresa, o recomendado é avaliar a lista de cargos e identificar os documentos necessários para a CBO.

A partir disso, é possível analisar se as descrições são compatíveis com os cargos.

Caso haja divergências, modifique rapidamente. Lembre-se ainda de que a CBO foi atualizada em fevereiro de 2018.

Portanto, vale a pena fazer essa revisão, porque pode haver alguma alteração nessa versão mais recente.

RAT, FAP e CNAE preponderante

Esses três critérios exigem um cuidado especial. São eles:

• Riscos Ambientais de Trabalho (RAT);

• Fator Acidentário de Prevenção (FAP);

• Classificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE).

Se o arquivo tiver alguma dessas informações erradas, o sistema do governo federal o devolverá e a empresa corre o risco de ser autuada.

Para evitar essa situação, vale a pena consultar a Instrução Normativa da Receita Federal 971/2009.

Caso o CNAE preponderante não esteja registrado no CNPJ, é preciso pedir a sua inclusão pelo Documento Básico de Entrada (DBE).

Por fim, verifique o FAP, para saber se a informação está correta na GFIP, e o RAT ao analisar o Decreto 3.048/1999.

Saúde e segurança do trabalho

As empresas nem sempre estão com os laudos seguindo as normas regulamentadoras do MTE.

Os principais são: Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho (LTCAT), Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).

Esses e outros dados (como ASO, insalubridade, PPP, periculosidade e CAT) devem ser enviados eletronicamente.

Quando a empresa presta serviço ao ceder mão de obra, o LTCAT é necessário para indicar a que ambiente os trabalhadores estão expostos.

A empresa que não seguir as recomendações feitas até aqui estão sujeitas ao recebimento de multas e sanções.

Como o eSocial é obrigatório para os diferentes empreendimentos, é necessário ter um cuidado extra, porque as penalidades podem implicar em um aumento dos custos organizacionais.

Veja, a seguir, quais situações podem ocorrer.

Folha de pagamento

O holerite é composto por diferentes variáveis, que sofrem impactos específicos e, por isso, existem novas obrigatoriedades.

O ideal é que a folha de pagamento seja automatizada, porque as informações devem ser enviadas eletronicamente.

O descumprimento gera uma multa a partir de R$1.812,87.

Vale a pena destacar que a falta de automação não é o problema em si, mas, nesse caso, existe uma possibilidade maior de falhas e ausência de consonância nos dados enviados.

FGTS

O FGTS passa a ser enviado pela plataforma do governo federal.

Empresas que deixarem de calcular a parcela de remuneração, ignorarem o depósito ou o realizarem depois da notificação estão sujeitas a multas que vão de R$10,64 a R$106,41 por colaborador.

Em caso de reincidência, o valor pode ser dobrado.

Admissão de um colaborador

As informações do Caged passam a ser enviadas 1 dia antes de o colaborador começar a trabalhar.

Se esse prazo for descumprido, a empresa pode ser penalizada conforme o artigo 47 da CLT.

Além disso, as multas vão de R$3.000,00 a R$6.000,00 em caso de reincidência, e de R$800,00 por trabalhador não registrado, quando a empresa for de micro ou pequeno porte.

Essa multa também pode ser empregada caso a carteira de trabalho do empregado não seja assinada.

Alterações de contratos ou cadastros

O empregador tem a responsabilidade de informar sobre modificações no contrato de trabalho e no cadastro dos colaboradores. No eSocial, elas serão informadas na etapa de saneamento dos dados.

Ela é voltada para a atualização das informações e o cumprimento das exigências. Quando for ignorada, a multa pode chegar a R$600,00 por trabalhador.

CAT

Os acidentes de trabalho devem ser comunicados ao INSS, inclusive quando não há afastamento do colaborador.

Isso deve ocorrer no primeiro dia útil subsequente à ocorrência ou imediatamente se houver o falecimento do trabalhador.

Caso contrário, podem ser aplicadas multas, que variam conforme o limite máximo e o mínimo do salário de contribuição. Em situação de reincidência, o valor pode ser dobrado.